Departament Narodowych Instytucji Kultury

Dyrektor: Agnieszka Komar-Morawska

Dane kontaktowe:
Tel: +48 22 421 02 69
Fax: +48 22 827 39 58
dik@mkidn(dot)gov.pl

Informację sporządził/a: Bożena Ułaś

Wewnętrzny regulamin organizacyjny Departamentu Narodowych Instytucji Kultury

1. organizowanie i kierowanie pracami Wydziału;
2.  nadzór nad prawidłowym planowaniem i terminowym wykonaniem zadań Wydziału, wynikających z zakresu prac Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, zwanego dalej „Ministerstwem”, Departamentu i doraźnych potrzeb;
3.  dbałość o prawidłowy podział obowiązków pomiędzy pracownikami Wydziału i właściwe wykorzystanie czasu pracy;
4.  nadzór nad przestrzeganiem zasad postępowania z dokumentami wytworzonymi w toku pracy podległych Wydziałów, zgodnie z poleceniami dyrektora lub zastępcy dyrektora;
5.  współpraca i pomoc w realizacji zadań wykonywanych przez pracowników.

§3. 1. Do zadań Wydziału do spraw nadzoru nad instytucjami artystycznymi należy:

1.  prowadzenie spraw merytorycznych, wynikających z nadzoru ministra nad artystycznymi instytucjami kultury oraz instytucjami kultury w obszarze teatru, muzyki i tańca, dla których minister jest organizatorem lub organem współprowadzącym, w szczególności:
   1.  weryfikacja rocznych planów merytorycznych i finansowych instytucji pozostających we właściwości Wydziału oraz wniosków o zmianę wysokości dotacji w trakcie roku budżetowego,
   2.  sporządzanie analiz i ocen w aspekcie merytorycznym, dotyczących funkcjonowania instytucji będących we właściwościach Wydziału,
   3.  prowadzenie prac analitycznych, koncepcyjnych i programowych w zakresie statusu tych instytucji,
   4.  gromadzenie i analiza informacji, monitorowanie ich działalności programowej;
2.  współpraca z organizatorami samorządowych instytucji kultury współprowadzonych przez ministra w celu zapewnienia prawidłowej realizacji umów o współprowadzeniu oraz wypełniania zadań statutowych instytucji;
3.  inicjowanie i koordynowanie prac nad strategią wspierania rozwoju instytucji artystycznych oraz instytucji kultury we właściwości Wydziału;
4.  zgłaszanie propozycji do okresowych planów kontroli;
5.  organizowanie konkursów na dyrektorów państwowych instytucji kultury w obszarze teatru, muzyki i tańca oraz udział w konkursach organizowanych przez organy samorządu terytorialnego;
6.  analiza programów działania dyrektorów instytucji oraz okresowych informacji o realizacji programu, zgodnie z umową w sprawie warunków organizacyjno - finansowych działalności instytucji;
7.  monitorowanie i opiniowanie zjawisk życia artystycznego kraju oraz działań w dziedzinach: teatru, muzyki i tańca;
8.  monitorowanie zmian prawa w tym zakresie i inicjowanie niezbędnych działań legislacyjnych;
9.  nadzór nad realizacją projektów i przedsięwzięć wspomagających rozwój kultury w dziedzinie teatru, muzyki i tańca oraz promujących polskich twórców i artystów, w szczególności za pomocą konkursów i programów realizowanych przez nadzorowane instytucje kultury;
10.  bieżąca współpraca ze związkami i stowarzyszeniami twórców we właściwości Wydziału;
11.  koordynowanie realizacji projektów kulturalnych i społecznych sprzyjających utrwalaniu roli sztuki w społeczeństwie oraz rozwojowi środowisk twórczych, jak również inicjatyw promowanych przez organy administracji państwowej, organy Unii Europejskiej oraz wynikających z programów współpracy międzynarodowej;
12.  współpraca ze środowiskami twórców i artystów w dziedzinie kultury, w celu zapewnienia współdziałania i konsultacji podejmowanych inicjatyw;
13.  utrwalanie pamięci o dokonaniach twórców, artystów i instytucji kultury między innymi poprzez:
    1.  wspieranie organizacji jubileuszy i obchodów rocznicowych,
    2.  opiniowanie i wnioskowanie o nadawanie odznaczeń, wyróżnień i nagród,
    3.  przygotowywanie projektów korespondencji okazjonalnej;
14.  współpraca z właściwymi departamentami Ministerstwa w realizacji zadań obronnych, w tym wykonania kart realizacji zadań operacyjnych, zarządzania kryzysowego i bezpieczeństwa państwa;
15.  prowadzenie obsługi Rady do spraw Instytucji Artystycznych;
16.  wykonywanie zadań powierzonych departamentom merytorycznym w związku ze sprawowaniem przez Ministra nadzoru nad fundacjami, których cele działalności mieszczą się w zakresie właściwości Departamentu;
17.  opiniowanie, we współpracy z Biurem Ministra, wniosków o przyznanie twórcom i artystom świadczenia specjalnego w trybie art. 82 ust.l ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1383, 1386 i 2120);
18.  opracowywanie, we współpracy z Centrum Informacyjnym, odpowiedzi na wnioski o dostęp do informacji publicznej, we właściwości Wydziału.

§ 4. Do zadań Wydziału do spraw nadzoru nad instytucjami kultury i koordynacji Programów Ministra należy:

1. nadzór nad działalnością instytucji kultury w obszarze sztuk wizualnych oraz instytucji interdyscyplinarnych, poprzez:
   1.  wykonywanie zadań wynikających z nadzoru Ministra nad państwowymi instytucjami kultury oraz instytucjami współprowadzonymi w celu zapewnienia prawidłowej realizacji umów o współprowadzeniu oraz wypełniania zadań statutowych,
   2.  weryfikację rocznych planów merytorycznych i finansowych instytucji pozostających we właściwości Wydziału oraz wniosków o zmianę wysokości dotacji w trakcie roku budżetowego,
   3.  sporządzanie analiz i ocen w aspekcie merytorycznym, dotyczących funkcjonowania instytucji we właściwości Wydziału,
   4.  prowadzenie prac analitycznych, koncepcyjnych i programowych w zakresie statusu tych instytucji,
   5.  gromadzenie i analizę informacji, monitorowanie ich działalności programowej,
   6.  organizowanie konkursów na dyrektorów nadzorowanych instytucji kultury oraz udział w konkursach organizowanych przez organy samorządu terytorialnego,
   7.  udział w organizacji procesów współprowadzenia instytucji kultury we współpracy z organami samorządu terytorialnego;
2. inicjowanie i koordynowanie prac nad strategią wspierania rozwoju instytucji kultury w obszarze sztuk wizualnych, interdyscyplinarnych oraz kultury ludowej i tradycyjnej w Polsce, w szczególności poprzez:
   1.  promowanie i wspieranie twórczości polskich twórców i artystów oraz nagradzanie najciekawszych osiągnięć, w tym w trybie konkursowym poprzez:
   2.  nadzór nad organizacją i przyznawaniem „Nagrody im. Oskara Kolberga” we współpracy z właściwymi instytucjami,
   3.  prowadzenie zadań związanych z przyznawaniem tytułu honorowego „Mistrz Rzemiosł Artystycznych” we współpracy z Departamentem Mecenatu Państwa i Biurem Ministra,
   4.  dokumentowanie i wspieranie rozwoju kultury ludowej, w tym ochronę unikalnych zawodów i umiejętności artystycznych,
   5.  współpracę merytoryczną z właściwymi instytucjami w zakresie działań realizowanych w ramach Pracowni Muzyki Tradycyjnej,
   6.  monitorowanie rozwoju tych dyscyplin,
   7. wspieranie działań i inicjatyw służących rozwojowi młodych twórców;
3.  monitorowanie zmian prawa we właściwości Wydziału i inicjowanie niezbędnych działań legislacyjnych;
4.  współdziałanie ze środowiskami twórców i artystów w dziedzinie kultury, w celu zapewnienia współpracy właściwej reprezentacji i konsultacji podejmowanych inicjatyw;
5. merytoryczne opiniowanie wniosków o objęcie honorowym patronatem Ministra przedsięwzięć kulturalnych o szczególnej randze oraz odznaczeń i medali resortowych i państwowych, przygotowywanie projektów korespondencji okazjonalnej;
6. zarządzanie Programem Ministra mającym na celu ochronę i promocję kultury ludowej i tradycyjnej;
7. zarządzanie Programem Ministra mającym na celu tworzenie i rozwój narodowych oraz regionalnych kolekcji sztuki współczesnej;
8. pełnienie nadzoru nad realizacją konkursów ministra na udział Polski w Międzynarodowym Biennale Sztuki w Wenecji oraz w Międzynarodowym Biennale Architektury w Wenecji, organizowanych na zlecenie ministra przez Narodową Galerię Sztuki Zachęta - kuratora Pawilonu Polonia w Wenecji;
9. realizacja i koordynowanie projektów kulturalnych, społecznych i edukacyjnych sprzyjających utrwaleniu roli sztuk wizualnych, twórczości ludowej w społeczeństwie obywatelskim oraz rozwojowi środowisk twórczych, jak również inicjatyw promowanych przez organy administracji państwowej, organy UE oraz wynikających z programów współpracy międzynarodowej;
10.  inicjowanie zmian w regulacjach prawnych, dotyczących organizacji i zarządzania w instytucjach kultury, zmierzających do usprawnienia ich funkcjonowania;
11.  zgłaszanie propozycji do okresowych planów kontroli;
12.  opiniowanie, we współpracy z Biurem Ministra, wniosków o przyznanie twórcom i artystom świadczenia specjalnego w trybie art. 82 ust.l ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych;
13.  opracowywanie, we współpracy z Centrum Informacyjnym, odpowiedzi na wnioski
14.  dostęp do informacji publicznej, we właściwości Wydziału.

§ 5. Do zadań Zespołu ds. finansowych należy:

1.  udział w sprawowaniu nadzoru finansowego, w tym przygotowywanie analiz planów finansowych instytucji nadzorowanych i podległych Ministrowi, w zakresie kompetencji Departamentu;
2.  monitoring finansowy sprawozdań, umów o dotacje instytucji nadzorowanych
3.  podległych Ministrowi, w zakresie kompetencji Departamentu, oraz innych zdarzeń finansowych, mających wpływ na ocenę gospodarki finansowej instytucji;
4.  współpraca z Wydziałami w zakresie realizacji zadań z zakresu kontroli zarządczej oraz samodzielna realizacja zadań z zakresu sprawozdawczości dotyczącej kontroli zarządczej;
5.  promowanie standardów kontroli zarządczej oraz wdrażanie rozwiązań pilotażowych;
6.  monitoring przestrzegania prawa zamówień publicznych w zakresie udzielania zamówień na dostawy i usługi przez instytucje podlegające nadzorowi Departamentu, w tym zadania z zakresu sprawozdawczości zamówień publicznych;
7.  koordynowanie spraw finansowych Departamentu, w tym: opracowywanie, we współpracy z dyrektorem oraz naczelnikami Wydziałów, projektu budżetu państwa w części 24 w układzie zadaniowym na etapie planowania oraz realizacji, w ramach kompetencji Departamentu;
8.  sporządzanie, na zlecenie dyrektora lub zastępcy dyrektora, analiz i danych finansowych, dotyczących instytucji nadzorowanych i podległych Ministrowi, w zakresie kompetencji Departamentu, w tym w odniesieniu do ich sprawozdań, przedsięwzięć artystycznych, raportów oraz prowadzenie rejestrów dokumentacji dotyczącej sytuacji finansowej instytucji podległych i nadzorowanych przez Departament;
9.  wykonywanie uprawnień i obowiązków dysponenta środków na finansowanie działalności upowszechniającej naukę;
10.  analiza raportów (wraz z rekomendacjami) firm audytorskich badających sprawozdania instytucji podległych i nadzorowanych przez Departament.

§ 6. Do zadań Zespołu ds. organizacyjnych należy:

1.  analiza i programowanie rozwiązań organizacyjnych w sferze funkcjonowania instytucji kultury, w tym w szczególności instytucji artystycznych;
2.  programowanie kontaktów ze środowiskami twórczymi;
3.  analiza ryzyka w departamencie oraz projektowanie i monitorowanie skuteczności działań mitygujących;
4.  monitorowanie i wdrażanie działań antykorupcyjnych oraz programowanie szkoleń z tego zakresu dla instytucji podległych i nadzorowanych;
5.  obsługa zadań wynikających z udziału przedstawiciela Ministra w pracach Rady Działalności Pożytku Publicznego w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;
6.  obsługa biurowa Departamentu, prowadzenie elektronicznej ewidencji i obiegu pism wpływających w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, obowiązującym w Ministerstwie,
7.  prowadzenie we współpracy z Wydziałami i Zespołem ds. finansowych rejestru skarg, listów, wniosków i petycji oraz sporządzanie okresowych sprawozdań ze sposobu ich załatwienia;
8.  sporządzanie raportów dotyczących terminowości załatwiania spraw w systemie informatycznym oraz monitorowanie spraw wskazanych przez dyrektora i zastępcę dyrektora;
9.  organizacja obiegu dokumentów i informacji w departamencie, przekazywanie zadekretowanej korespondencji oraz ustaleń organizacyjnych pracownikom Departamentu;
10.  przygotowywanie pism na zlecenie dyrektora i zastępcy dyrektora;
11.  prowadzenie zbiorczego elektronicznego kalendarza spotkań kierownictwa i pracowników departamentu;
12.  organizowanie i koordynacja narad, konferencji, wyjazdów służbowych dyrektora i zastępcy dyrektora;
13.  koordynacja zadań związanych z zamówieniami i zakupami dostaw i usług na potrzeby Departamentu i nadzór nad właściwą eksploatacją sprzętu biurowego.

§ 7. Ustala się następujące zasady podpisywania korespondencji:

1.  dyrektor lub - w przypadku nieobecności dyrektora - zastępca dyrektora bądź pracownik wyznaczony przez dyrektora Departamentu, podpisuje korespondencję, zaopatrzoną w parafę właściwego dla sprawy naczelnika/koordynatora zespołu/pracownika Wydziału/Zespołu, kierowaną do:
   1.  członków Kierownictwa Ministerstwa.
   2.  dyrektorów departamentów lub biur,
   3.  kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych,
   4.  organizacji społecznych i zawodowych,
   5.  organów samorządu terytorialnego,
   6.  urzędów administracji rządowej lub innych instytucji,
   7. przy czym nie dotyczy to pism zastrzeżonych do podpisu Ministra, Sekretarza Stanu, Podsekretarza Stanu lub Dyrektora Generalnego;
2. naczelnicy Wydziałów lub pracownicy posiadający stosowne upoważnienia kontrasygnują pisma lub inne dokumenty;
3. dyrektor Departamentu może pisemnie upoważnić zastępcę dyrektora, naczelnika lub pracownika Departamentu w zakresie spraw przekazanych mu do prowadzenia do podpisywania pism oraz reprezentowania Departamentu w kontaktach z innymi komórkami organizacyjnymi.

§ 8. Schemat organizacyjny Departamentu stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.

§ 9. W sprawach nieuregulowanych stosuje się regulamin organizacyjny Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego ustalony Zarządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Informację sporządził/a: Urszula Jabłońska