Zapytania ofertowe 2024

Zapytanie ofertowe

Zapytanie oferowe na realizację zakupu o wartości szacunkowej poniżej 130 tys. zł

Działając na podstawie art. 2 ust 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 poz. 1605 z późn. zm.) Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego zwraca się z zapytaniem ofertowym na realizację zakupu w następującym przedmiocie:

 

Opis przedmiotu zakupu:

Przedmiotem zakupu jest usługa w zakresie przygotowania i przeprowadzenia dla pracowników Zamawiającego szkoleń zamkniętych z tematu Przeciwdziałanie mobbingowi. W szkoleniu uczestniczyć będą wskazani przez Zamawiającego pracownicy. Szkolenia zostaną przeprowadzone stacjonarnie oraz zdalnie od 22 kwietnia do 24 maja 2024 r.

 

Planowane są dwie jednodniowych stacjonarne sesje szkoleniowe przeprowadzone w siedzibie Zamawiającego oraz piętnaście zdalnych jednodniowych sesji przeprowadzonych on line w terminach uzgodnionych z Zamawiającym. W szkoleniach stacjonarnych weźmie udział kadra kierownicza Ministerstwa.

Szczegółowy program szkolenia przedstawiony przez Wykonawcę będzie podlegał akceptacji Zamawiającego po podpisaniu umowy.

Szkolenie Przeciwdziałanie mobbingowi powinno obejmować zarówno aspekty prawne zagadnienia, jak i psychologiczne w tym:

• przedstawienie przepisów prawnych, w tym odpowiedzialności, z obszaru mobbingu wraz z orzecznictwem
• profilaktyka antymobbingowa (identyfikacja, rodzaje, fazy mobbingu; sposoby zapobiegania)
• reagowanie na mobbing – procedury, postępowanie, skutki.

Szkolenia zarówno stacjonarne jak i zdalne – niezależnie od liczby prowadzących je trenerów - powinno być realizowane w oparciu o jednolity program i materiały szkoleniowe.

Informacje dotyczące organizacji zajęć w ramach szkolenia:

• Szkolenie zdalne zostanie zrealizowane w ramach 15 jednodniowych sesji szkoleniowych dla łącznie maksymalnie 530 osób (średnio około 35 osób, nie więcej  niż 50 osób w jednym terminie).
• Szkolenie stacjonarne zostanie zrealizowane w ramach 2 jednodniowych sesji szkoleniowych dla łącznie maksymalnie 40 osób (średnio około 20 osób, nie więcej niż 25 osób w jednym terminie).
• Każda sesja będzie realizowana w wymiarze 8 godzin lekcyjnych.
• Sesje szkoleniowe odbędą się od 22 kwietnia do 24 maja 2024 r. w uzgodnionych z Zamawiającym terminach w dni robocze (tj. z wyłączeniem świąt, sobót i niedziel).

Przedmiot zamówienia obejmie:

1. Przeprowadzenie szkoleń odpowiednio w trybie zdalnym oraz stacjonarnym, zgodnie z uzgodnionymi terminami, harmonogramem, programem i warunkami z zapytania ofertowego oraz złożoną ofertą.
2. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za koordynację szkolenia, którą Wykonawca zobowiązany jest wskazać w Formularzu ofertowym.
3. W przypadku sesji zdalnych zapewnienie możliwości dwustronnej komunikacji między prowadzącym a uczestnikami, testów połączenia przed sesjami szkoleniowymi oraz wsparcia technicznego uczestników w trakcie realizacji Szkolenia.
4. Zaangażowanie co najmniej 2 trenerów do prowadzenia szkoleń zarówno stacjonarnych jak i zdalnych (jedną sesję szkoleniową będzie prowadził 1 trener). Jeżeli Wykonawca do przeprowadzenia szkoleń chce wskazać więcej niż dwóch trenerów, należy odpowiednio dodać pola w załączniku nr 2 (zduplikować punkty 10, 11, 12 formularza). Wszyscy trenerzy prowadzący szkolenia muszą być wskazani w formularzu ofertowym na etapie składania oferty i spełniać założone warunki.
5. Przygotowanie harmonogramu i szczegółowego programu szkolenia (podlegających akceptacji Zamawiającego). Wykonawca w ramach przedmiotu umowy zobowiązany jest w terminie 3 dni roboczych od podpisania umowy przedstawić do akceptacji Zamawiającego propozycję harmonogramu oraz szczegółowego programu szkoleń z każdego tematu. Zamawiający zatwierdzi lub zwróci z uwagami propozycje, o których mowa powyżej, w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca dostarczy propozycje uwzględniające uwagi Zamawiającego w terminie 2 dni roboczych od otrzymania uwag od Zamawiającego.
6. Przygotowanie i przekazanie co najmniej 2 dni przed każdą zdalną sesją szkoleniową materiałów szkoleniowych dla wszystkich uczestników w formie elektronicznej obejmujących:

- program szkolenia,
- prezentację wykorzystywaną podczas szkolenia,
- materiały źródłowe.

7. Przygotowanie i przekazanie w czasie sesji stacjonarnych materiałów szkoleniowych dla wszystkich uczestników w formie papierowej obejmujących:

- program szkolenia,
- prezentację wykorzystywaną podczas szkolenia,
- materiały źródłowe,
- notatnik (nie mniej niż 20 kartek) oraz długopis,
- segregator lub teczkę w twardej oprawie na materiały szkoleniowe.

8. Oznaczenie logotypami zgodnie z Zasadami komunikacji marki Fundusze Europejskie 2021-2027 materiałów szkoleniowych oraz zaświadczeń dla wskazanych przez Zamawiającego osób.
9. Dostarczenie Zamawiającemu elektronicznej wersji materiałów szkoleniowych do dokumentacji szkoleniowej.
10. W przypadku sesji zdalnych, dostarczenie Zamawiającemu listy osób uczestniczących w szkoleniu. Na podstawie listy sporządzonej przez Zamawiającego zostanie zapewniona konieczność logowania się imieniem i nazwiskiem w celu weryfikacji obecności.
11. W przypadku sesji stacjonarnych, dostarczenie Zamawiającemu potwierdzenia obecności na sesjach szkoleniowych, podpisanego przez każdego z uczestników, na podstawie list sporządzonych przez Zamawiającego.
12. Przygotowanie i wydanie papierowych imiennych zaświadczeń potwierdzających ukończenie Szkolenia dla wszystkich uczestników Szkolenia.
13. Przeprowadzenie ankiety ewaluacyjnej odpowiednio w formie papierowej w przypadku sesji stacjonarnych i w formie elektronicznej w przypadku sesji zdalnych - wśród uczestników Szkolenia.
14. W terminie 5 dni roboczych od daty zakończenia ostatniej sesji szkoleniowej, sporządzenie i przekazanie Zamawiającemu w formie elektronicznej: raportu końcowego składającego się co najmniej z analizy Arkuszy Indywidualnej Oceny Szkolenia (wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego) zawierającej oceny uczestników, wnioski i rekomendacje dla Zamawiającego, skan wydanych zaświadczeń, listę uczestników, którzy brali udział w szkoleniu oraz elektroniczną wersję materiałów szkoleniowych do dokumentacji szkoleniowej. Ponadto Zamawiającemu zostaną przekazane papierowe zaświadczenia dla uczestników szkolenia oraz listy obecności i Arkusze Indywidualnej Oceny Szkolenia z sesji stacjonarnych.
15. W przypadku uzasadnionej konieczności zmiany terminu szkolenia Wykonawca powiadomi Zamawiającego o tym fakcie niezwłocznie po zaistnieniu konieczności zmiany oraz przedstawi propozycję nowego terminu, nie późniejszego jednak niż 7 czerwca 2024 r. Zamawiający zatwierdzi lub zwróci z uwagami propozycje, o których mowa w terminie 3 dni roboczych.

Koszty:

1. W ofercie należy zawrzeć koszt przeprowadzenia 1 stacjonarnej sesji szkoleniowej w siedzibie Zamawiającego oraz 1 sesji zdalnej, a także całościowy koszt za realizację całego przedmiotu zamówienia.
2. Szkolenie jest finansowane w 100% ze środków publicznych i stanowi usługę kształcenia zawodowego dla pracowników Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w rozumieniu art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r., poz. 1570 t. j. z późn. zm.).
3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

Warunki udziału:

O udział w postępowaniu mogą ubiegać się podmioty, które spełniają następujące warunki:

1. posiadają minimum 5-letnie doświadczenie w prowadzeniu działalności szkoleniowej;

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie oświadczenia przedstawionego w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.

2. w okresie od 01.01.2021 r. do dnia poprzedzającego termin na złożenie ofert wykonały co najmniej trzy usługi polegające na zorganizowaniu i przeprowadzeniu szkoleń w formule zamkniętej dla minimum 300 uczestników każda;

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.

3. posiadają odpowiadający potrzebom Zamawiającego wstępny szczegółowy program szkolenia;

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załącznikach nr 1 i nr 2 do zapytania ofertowego.

4. dysponują pracownikami lub współpracownikami dającymi rękojmię należytej realizacji programu szkolenia, w szczególności posiadającymi odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie tj. wyznaczą co najmniej 2 trenerów dedykowanych do prowadzenia szkolenia, spełniającego (każdy) łącznie następujące warunki:

• posiadanie co najmniej 5-letniego doświadczenia zawodowego w zakresie prowadzenia szkoleń,
• w okresie od 01.01.2022 r. do dnia poprzedzającego dzień, w którym upływa termin na składanie ofert przeprowadził co najmniej 10 szkoleń z tematyki dotyczącej mobbingu.

W przypadku chęci wyznaczenia większej niż dwóch liczby trenerów każdy z nich musi spełniać łącznie powyższe warunki. Wszyscy trenerzy prowadzący szkolenia muszą być wskazani w formularzu ofertowym na etapie składania oferty.

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załącznikach nr 1  i nr 2 do zapytania ofertowego.

5. złożą w terminie kompletną ofertę. Oferty złożone po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane.

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załącznikach nr 1 i nr 2 do zapytania ofertowego.

6. zatrudniają na podstawie umowy o pracę co najmniej jedną osobę, która będzie wykonywała czynności związane z usługą, w wymiarze co najmniej pół etatu. (Jeżeli Wykonawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i osobiście wykonuje czynności związane z usługą, Zamawiający traktuje to jako równoważne do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę tj. warunek może zostać uznany za spełniony).

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.

7. nie podlegają wykluczeniu zgodnie z art.7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r., poz. 835 ze zm.)

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.

 

Przedmiotem oceny oferty będą następujące kryteria:

• wstępny szczegółowy program szkolenia;
• doświadczenie trenerów wraz z informacjami na temat kwalifikacji niezbędnych do przeprowadzenia szkolenia;
• łączna cena za przeprowadzenie projektu szkoleniowego (szkolenie będzie w 100% finansowane ze środków publicznych i stanowi element kształcenia zawodowego pracowników wobec czego zwolnione będzie z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 29, lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r., poz. 1570 t. j. z późn. zm.)).

 

Informacje dodatkowe:

1. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Ministerstwo zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Wykonawcami w celu wyjaśnienia lub doprecyzowania ofert.
2. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
3. Ministerstwo zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w urzędzie. Wzór umowy jest załącznikiem do zapytania ofertowego.
4. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
5. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.
6. Ministerstwo informuje, że nie uiszcza zaliczek na poczet organizowanego szkolenia. Płatność jest dokonywana po zrealizowaniu usługi na podstawie zawartej umowy z Wykonawcą.
7. Ministerstwo zastrzega, że informacja dotycząca ceny, nazwy firmy oraz adresu Wykonawcy stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Wykonawcę jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.
8. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
9. Osoby upoważnione do udzielania informacji organizacyjnych: pani Danuta Pietrzak – główny specjalista w Wydziale Rozwoju Kadr, tel. (22) 42 10 369 lub pani Monika Just Naczelnik Wydziału Rozwoju Kadr, tel. (22) 42 10 216.
10. W razie zadania pytań merytorycznych przez jednego z potencjalnych Wykonawców do terminu składania ofert, odpowiedź udzielona przez Zamawiającego zostanie przekazana do wszystkich Wykonawców, do których skierowano zapytanie ofertowe. Pytania prosimy kierować na niżej podane adresy mailowe.
11. Oferty prosimy przesyłać drogą elektroniczną na adres: dpietrzak@kultura(dot)gov(dot)pl oraz mjust@kultura(dot)gov(dot)pl do 5 kwietnia 2024 r. do godz. 13:00 (oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę). Prosimy o upewnienie się, że złożona oferta dotarła do MKiDN pod wyżej wymienionymi numerami telefonów.

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Krakowskie Przedmieście 15, 00-071 Warszawa;

• kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego: iod@kultura(dot)gov(dot)pl
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z realizacją procedury rozstrzygnięcia zapytania ofertowego, zgodnie z ustawami o zamówieniach publicznych i finansach publicznych oraz dla wypełnienia obowiązujących przepisów w zakresie archiwizacji dokumentów;
• dane będą przetwarzane do czasu zakończenia czynności związanych z rozstrzygnięciem postępowania, terminami określonymi w przepisach o finansach publicznych, a następnie przez okres przechowywania przewidziany dla kategorii archiwalnej dokumentacji postępowania;
• podanie przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest dobrowolne, ale ich brak uniemożliwi udział w niniejszym zapytaniu ofertowym
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; 
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO.
  • ** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku zapytania ofertowego ani zmianą umowy
  • *** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

 

Jednocześnie Zamawiający informuje, że jeśli w szkoleniu wezmą udział pracownicy zaangażowani we wdrażanie FEnIKS, Administratorem danych może stać się Minister Funduszy i Polityki Regionalnej: https://www.feniks.gov.pl/strony/zasady-przetwarzania-danych-osobowych-w-programie-fundusze-europejskie-na-infrastrukture-klimat-srodowisko/

Ponadto Zamawiający informuje, że na Wykonawcy spoczywa obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 lub 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu udziału w procedurze określonej w zapytaniu ofertowym.

Wykonawca poprzez fakt złożenia oferty oświadcza, że dane osobowe, zawarte w ofercie są przetwarzane zgodnie z art.5 i 6 RODO, a ich udostępnienie MKiDN następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

Załączniki

• Zał nr 1 do zapytania (.doc)
• Zał nr 2 do zapytania (xls)
• Wzór umowy (pdf)
• Zał nr 2 do umowy (pdf)

Pytania i odpowiedzi

2024.04.03

• pytania i odpowiedzi (.pdf)

2024.04.05

• wyjaśnienie do pytań i odpowiedzi (.pdf)

---

Informację sporządził/a: Danuta Pietrzak

powrót