Zapytania ofertowe 2024

Zapytanie ofertowe

Zapytanie ofertowe z szacowaniem wartości zamówienia

Departament Mediów i Sektorów Kreatywnych Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego zaprasza do składania ofert zgodnie z poniższym zapytaniem ofertowym.

I. Zamawiający

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
ul. Krakowskie Przedmieście 15
00-071 Warszawa http://www.mkidn.gov.pl

II. Tryb udzielania zamówienia

1. Postępowanie niniejsze, którego celem jest dokonanie szacowania wartości zamówienia oraz rozeznania cen rynku, prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego na podstawie Kodeksu cywilnego oraz Zarządzenia Nr 1/2021 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu z dnia 11 marca 2021 r. w sprawie wprowadzenia procedury udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu.
2. W zapytaniu ofertowym nie uwzględnia się klauzul i aspektów społecznych ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, w tym wymóg posiadania unikalnych kompetencji merytorycznych z zakresu digitalizacji, udostępniania i wykorzystywania cyfrowych zasobów kultury oraz doświadczenia w prowadzeniu projektów na rzecz instytucji sektora publicznego, w zakresie opracowania strategii rozwoju.
3. Zamawiający może, w oparciu o przekazane oferty, dokonać wyboru Wykonawcy. Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie stanowi jednak zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia.

III. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem umowy jest usługa ekspercka, w ramach której opracowany zostanie dokument kierunkowy dotyczący digitalizacji i udostępniania zasobów kultury.

Umowa będzie realizowana na potrzeby prac Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego (dalej – „MKiDN”) w zakresie rozwoju kultury cyfrowej.

IV. Cel i szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Celem zamówienia jest opracowanie pisemnego dokumentu kierunkowego dotyczącego rozwoju kultury cyfrowej w Polsce.

W kontekście zakresu przedmiotu zamówienia należy przyjąć, że pojęcie „kultura cyfrowa" odnosi się do działań związanych z utrwalaniem w sposób cyfrowy tradycyjnych zasobów kultury i dziedzictwa narodowego (digitalizacja), ich zabezpieczaniem, przechowywaniem oraz udostępnianiem tak, aby każdy użytkownik (odbiorca) mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym (Internet).

Wykonany w ramach zamówienia dokument kierunkowy powinien zawierać długofalowy, systemowy plan rozwoju kultury cyfrowej w Polsce, musi wskazywać najważniejsze zagadnienia z zakresu cyfrowego ekosystemu sektora kultury, wyznaczać kierunki jego rozwoju, być zgodny z dokumentami dziedzinowymi i wytycznymi z poziomu krajowego (w tym „Strategią Rozwoju Kapitału Społecznego - współdziałanie, kultura, kreatywność - 2030”) oraz międzynarodowego (w tym Zaleceniem Komisji (UE) 2021/1970 z dnia 10 listopada 2021 r. w sprawie wspólnej europejskiej przestrzeni danych na potrzeby dziedzictwa kulturowego).

Obszar problemowy dokumentu powinien obejmować wszystkie zagadnienia kluczowe dla kultury cyfrowej tj.:

• tworzenie zasobów cyfrowych (digitalizacja wraz z opracowaniem metadanych),
• udostępnianie zasobów w internecie (wraz z ponownym wykorzystaniem) oraz
• bezpieczne długoterminowe przechowywanie cyfrowych zasobów dziedzictwa kulturowego wszelkiego typu, w tym zasobów: bibliotecznych, archiwalnych, muzealnych, audiowizualnych oraz zabytków.

W dokumencie należy uwzględnić materiały natywnie cyfrowe (tzw. born digital).

Dokument ma uwzględniać co najmniej wskazane poniżej zagadnienia merytoryczne, uporządkowane i zaprezentowane wedle koncepcji Wykonawcy:

• sformułowanie na podstawie dokumentów będących w posiadaniu Zamawiającego (w tym m.in. ekspertyzy z 2023 r. zawierającej diagnozę aktualnej sytuacji w zakresie digitalizacji zasobów kultury w Polsce) oraz aktualnych trendów technologicznych i pozatechnologicznych dotyczących obszaru, którego dotyczy zamówienie:

• głównych celów strategicznych,
• propozycji odpowiedniego horyzontu czasowego ww. celów (co najmniej pięcioletniego) wraz z uzasadnieniem wybranego horyzontu czasowego,
• priorytetów rozwoju oraz zadań, które powinny zostać podjęte w celu realizacji określonych celów strategicznych,

• opisanie spodziewanych rezultatów proponowanych do realizacji działań wraz z określeniem kluczowych wskaźników efektywności (KPI),
• sporządzenie rekomendacji względem wdrażania wskazanych do realizacji przedsięwzięć wraz z uzasadnieniem, oceną ryzyka dotyczącego osiągniecia celów, wykonania zadań oraz szacowanym niezbędnym do ich realizacji budżetem,
• opracowanie ram zarządczych - wstępnego modelu zarządzania procesem wdrażania (w tym m.in.: określenie podmiotów zaangażowanych we wdrażanie zapisów dokumentu oraz ich roli) i monitorowania realizacji wyznaczonych w dokumencie działań.
• opracowanie planu, harmonogramu działań przewidzianych w dokumencie.

Zaprezentowane w dokumencie będącym przedmiotem zamówienia wytyczne, działania i rekomendacje mają usprawnić pracę przede wszystkim instytucji sektora publicznego kształtujących regionalną i krajową politykę kulturalną, instytucji kultury i archiwów oraz podmiotów działających na rzecz rozwoju kultury cyfrowej w Polsce, mają stanowić punkt odniesienia dla ww. instytucji w zakresie planowania i realizacji działań związanych z rozwojem cyfrowego dziedzictwa kulturowego.

W opracowanym dokumencie należy zastosować przejrzysty język, zrozumiały dla osób niebędących specjalistami dziedzinowymi z zastosowaniem i wyjaśnieniem specjalistycznych terminów (np. w formie słownika). Tekst należy poddać profesjonalnej korekcie.

Dokument powinien zostać opracowany w sposób uporządkowany, przejrzysty graficznie. W uzasadnionych przypadkach, w celu prezentowania treści, możliwe jest użycie infografiki.

Niezbędne jest wykonanie skrótu (streszczenia) dokumentu dla celów popularyzacyjnych (od 3 do 5 stron znormalizowanego maszynopisu).

V. Wymogi i zakres realizacji zamówienia

Przedmiotem umowy jest opracowanie pisemnego dokumentu kierunkowego dotyczącego rozwoju digitalizacji dziedzictwa kulturowego i kultury cyfrowej w Polsce w ramach usługi eksperckiej.

1. Zakres realizacji zamówienia obejmuje w szczególności:

• przedstawienie harmonogramu realizacji prac,
• przeprowadzenie spotkania z przedstawicielami MKiDN (uzgodnienie potrzeb i oczekiwań) w formule zaproponowanej przez Wykonawcę,
• przygotowanie i przeprowadzenie konsultacji założeń dokumentu oraz jego projektu z interesariuszami wybranymi w porozumieniu z Zamawiającym (15-20 podmiotów) w formule zaproponowanej przez Wykonawcę. Ich dobór powinien odzwierciedlać różne formy organizacyjne, branże, wielkość instytucji, zróżnicowanie regionalne, różne typy przechowywanych zbiorów.

Propozycję podmiotów, opis formuły konsultacji oraz ich ilość należy przedstawić w formularzu zapytania ofertowego (Załącznik nr 1).

• merytoryczne opracowanie zebranych podczas konsultacji danych wniosków  uwag z rekomendacją ich wprowadzenia lub odrzucenia.
• przedłożenie do Zamawiającego dokumentu (po korekcie) uwzględniającego zalecenia, uwagi i wnioski z przeprowadzonych konsultacji oraz streszczenia dokumentu.

Do przeprowadzenia ewentualnych spotkań/konsultacji możliwe jest wykorzystanie pomieszczeń znajdujących się w siedzibie Zamawiającego.

2. Zamawiający wymaga zatwierdzenia treści merytorycznych przygotowanych przez Wykonawcę na ustalonych pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym etapach opracowywania dokumentu.
3. Wykonawca będzie brał udział w spotkaniach wewnętrznych z przedstawicielami Zamawiającego (w preferowanej formule spotkania stacjonarnego w siedzibie Zamawiającego, ewentualnie online) w celu dokonania ustaleń istotnych dla realizacji przedmiotu zamówienia, prezentowania aktualnych prac nad dokumentem, w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego, nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wglądu w prace prowadzone przez Wykonawcę na każdym etapie realizacji Zamówienia.
5. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający zastrzega sobie prawo do konsultacji treści, bądź fragmentów, z ekspertami wskazanymi przez Zamawiającego.
6. Szczegółowe określenie sposobu realizacji zamówienia zostanie przygotowane na podstawie oferty złożonej przez wybranego Wykonawcę i stanowić będzie załącznik do umowy.
7. Przedmiot umowy zostanie dostarczony do MKiDN w postaci elektronicznej w formacie edytowalnym (.doc lub .docx) i nieedytowalnym (.pdf) na adres: kwaletko@kultura(dot)gov(dot)pl do 29 listopada 2024 roku.
8. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do przygotowanych materiałów, bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, na polach eksploatacji określonych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2509), w tym również na polach, które zostaną dookreślone w Umowie wykonania przedmiotu zamówienia.

VI. Wiedza i doświadczenie

1. Wykonawca musi wykazać, że posiada doświadczenie w prowadzeniu projektów na rzecz instytucji sektora publicznego, w zakresie opracowania/aktualizacji dokumentów o znaczeniu strategicznym (programy, strategie, plany rozwoju) o charakterze rządowym, regionalnym lub sektorowym, tj. w ciągu ostatnich 5 lat przed terminem składania ofert, wykonał co najmniej 2 usługi z tego obszaru.

Zamawiający oceni spełnienie warunku na podstawie zawartego w formularzu ofertowym wykazu zrealizowanych usług zaświadczających ich wykonanie.

W przypadku konsorcjum warunek 2 zrealizowanych usług musi być spełniony przez co najmniej jeden z podmiotów.

2. Prace nad przedmiotem zamówienia będą prowadzone przez zespół w którego składzie znajdą się osoby posiadające doświadczenie oraz znajomość tematyki dziedzinowej, w tym:

• osoba, która w przeciągu ostatnich 5 lat przed terminem składania oferty uczestniczyła w realizacji minimum 2 projektów związanych z tworzeniem strategii, polityk, planów rozwojowych na rzecz instytucji sektora publicznego; w zadaniu odpowiedzialna za całościowy nadzór nad realizacją przedmiotu zamówienia i ścisłą współpracę z Zamawiającym (koordynator),
• osoba, która posiada doświadczenie w realizacji zadań związanych z digitalizacją, udostępnianiem i wykorzystaniem cyfrowych zasobów kultury, tj. w ciągu ostatnich 5 lat przed terminem składania ofert, uczestniczyła w realizacji co najmniej 2 projektów z tego obszaru.

Zamawiający oceni spełnienie warunku na podstawie zawartego w formularzu ofertowym wykazu osób zaangażowanych w prace nad dokumentem wraz z opisem ich doświadczenia zawodowego.

3. W przypadku niespełnienia lub nie wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca zostanie wykluczony, a jego oferta odrzucona.

4. Wykonawca może zaproponować dodatkowych członków zespołu dla zapewnienia fachowej realizacji przedmiotu zamówienia.

VII. Opis sposobu przygotowania i złożenia ofert

1. Oferty należy składać drogą mailową, z wykorzystaniem wzoru formularza określonego w załączniku nr 1 (Formularz oferty), na adres: kwaletko@kultura(dot)gov(dot)pl , do 16 kwietnia 2024 r. do godziny 12:00 (oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę). Oferta musi zawierać co najmniej wszystkie informacje i oświadczenia wymagane we wzorze formularza ofertowego.
2. Wykonawca określi cenę za wykonanie całego zamówienia (w tym cena za przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do przedmiotu umowy, bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, na polach eksploatacji określonych w  art. 50 Prawa autorskiego, w tym również na polach, które zostaną dookreślone w Umowie wykonania przedmiotu zamówienia). Cena ma charakter ryczałtowy i musi uwzględniać wszelkie koszty opłaty i podatki niezbędne do wykonania zamówienia. Tak określona cena stanowić będzie podstawę do dokonania szacowania wartości zamówienia, oceny oferty oraz stanowić będzie podstawę do określenia wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
3. Powyższa cena będzie ceną brutto w złotych polskich.

VIII. Kryteria oceny ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej

1. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów:

Kryterium K1 – K2 – doświadczenie i profesjonalizm Wykonawcy (maksymalna liczba punktów: 20 pkt.), w tym:

• Kryterium K1

Liczba wykonanych usług, o których mowa w pkt. VI.1

Zamawiający będzie przyznawał punkty w niniejszym kryterium za dodatkowe (powyżej minimalnego  określonego warunkiem udziału w postępowaniu) doświadczenie.

Za każdy dodatkowy dokument o charakterze strategicznym – 2 pkt.; maksymalna liczba punktów: 10 pkt.

W przypadku konsorcjum, jeśli warunek opisany w pkt. VI.1 jest spełniony, można sumować zrealizowane przez jego uczestników usługi.

• Kryterium K2

Doświadczenie osoby merytorycznej (członka zespołu) w zakresie zrealizowanych zadań związanych z digitalizacją, udostępnianiem i wykorzystaniem cyfrowych zasobów kultury.

Zamawiający będzie przyznawał punkty w niniejszym kryterium za dodatkowe (powyżej minimalnego  określonego warunkiem udziału w postępowaniu) doświadczenie.

Za każde dodatkowe zadanie – 2 pkt.; maksymalna liczba punktów: 10 pkt.

• Kryterium K3 – zaoferowana cena (maksymalna liczba punktów: 40 pkt.)

 

               cena brutto oferty najtańszej spośród wszystkich ofert nieodrzuconych
  K3 =    ----------------------------------------------------------------------------------------------      x 40
                                              cena brutto rozpatrywanej

gdzie K3 – liczba punktów

Kryterium K4-K6 – kryteria jakościowe – ocena przedstawionej przez wykonawcę koncepcji realizacji przedmiotu zamówienia (maksymalna liczba punktów: 40 pkt.), w tym:

• Kryterium K4

Merytoryczna spójność koncepcji dokumentu z założeniami przedstawionymi w zapytaniu ofertowym, w tym zagadnieniami merytorycznymi wskazanymi w pkt. IV oraz nadrzędnym celem jakim jest stworzenie dokumentu kierunkowego przedstawiającego długofalowy, systemowy plan rozwoju kultury cyfrowej w Polsce.

Maksymalna liczba punktów: 15 pkt.

• Kryterium K5

Koncepcja realizacji zamówienia. Ocenie podlegać będzie przedłożony harmonogram prac, przedstawiony schemat dokumentu, formuła pracy nad przygotowaniem dokumentu, w tym forma konsultacji dokumentu z wybranymi interesariuszami.

Maksymalna liczba punktów: 15 pkt.

• Kryterium K6

Adekwatność doboru zaproponowanych przez Wykonawcę podmiotów (interesariuszy), z którymi zostaną przeprowadzone konsultacje, względem wymogów opisanych w pkt V (zróżnicowanie pod względem formy i wielkości organizacji, zróżnicowania regionalnego, typów zbiorów).

Maksymalna liczba punktów: 10 pkt.

• wysoce zróżnicowany dobór podmiotów – 10 pkt.
• mało zróżnicowany dobór podmiotów – 5 pkt.
• nieadekwatny dobór podmiotów, niespełniający oczekiwań Zamawiającego – 0 pkt.

Prosimy o przedstawienie koncepcji realizacji przedmiotu zamówienia w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1.

Ostateczna liczba punktów (K) będzie obliczana wg następującego wzoru:
K = K1 + K2 + K3 + K4 + K5 +K6

Łącznie za spełnienie wszystkich kryteriów oceny ofert można uzyskać maksymalnie 100 pkt.

Zamawiający za najkorzystniejszą uzna ofertę, która uzyska łącznie najwyższą liczbę punktów.

W przypadku gdy dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych w zakresie ceny. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. Zostanie wybrana oferta, która wykazała niższą cenę.

2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość nierozstrzygnięcia zapytania ofertowego oraz niewybrania żadnej oferty, bez podania przyczyny. Zamawiający zastrzega sobie również prawo do podjęcia negocjacji ceny z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę.

IX. Informacje dodatkowe

1. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Ministerstwo zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Wykonawcami w celu wyjaśnienia lub doprecyzowania ofert.
2. Informacji dodatkowych nt. realizacji zamówienia udziela p. Katarzyna Waletko e-mail: kwaletko@kultura(dot)gov(dot)pl .
3. Odstąpienie od zastosowania aspektów i klauzul społecznych

Zgodnie z wymogami ustawy z dnia 11 września 2019 r - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, 1812, 1933, 2185, z 2023 r. poz. 412.) art. 22 ust. 2 i art. 29 ust. 3a wskazującymi na wymogi w zakresie zastosowania aspektów i klauzul społecznych, dodatkowo zgodnie z wytycznymi sformułowanymi w § 20 ust. 4 Zarządzenia Nr 1/2021 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu z dnia 11 marca 2021 r. w sprawie wprowadzenia procedury udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu, odstępuje się od zastosowania aspektów i klauzul społecznych w zapytaniu ofertowym ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, w tym wymóg posiadania unikalnych kompetencji merytorycznych z zakresu digitalizacji, rozwoju kultury cyfrowej, doświadczenia w prowadzeniu projektów na rzecz instytucji sektora publicznego w zakresie opracowania strategii rozwoju, doświadczenia w prowadzeniu badań i analiz w obszarze kultury. Wskazane kompetencje wymagają kierowania zapytania ofertowego do tych podmiotów, które spełniają warunki udziału w postępowaniu specyficznym podmiotów, a zarazem posiadają merytoryczne możliwości do zrealizowania przedmiotu zamówienia.

Informujemy, iż niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, ani zaproszenia w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.

Załączniki:

• Załącznik nr 1 – Formularz oferty  (.docx)
• Załącznik nr 2 – Wzór umowy  (.docx)
• Załącznik nr 3 – Informacja o przetwarzaniu danych osobowych  (.docx)

---

Informację sporządził/a: Katarzyna Waletko

powrót