Używamy plików cookies, by ułatwić korzystanie z naszych serwisów.
Jeśli nie chcesz, by pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki. Kliknij "Zamknij" aby zaakceptować naszą politykę.
Departament Mediów i Sektorów Kreatywnych Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego zaprasza do składania ofert zgodnie z poniższym zapytaniem ofertowym.
Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
ul. Krakowskie Przedmieście 15/17
00-071 Warszawa
1. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie rozeznania rynku – z wyłączeniem stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129) - art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy na podstawie Kodeksu cywilnego oraz Zarządzenia Nr 1/2021 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu z dnia 11 marca 2021 r. w sprawie wprowadzenia procedury udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu.
2. Zgodnie z wymogami Ustawy prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843) art. 22 ust. 2 i art. 29 ust. 3a wskazującymi na wymogi w zakresie zastosowania aspektów i klauzul społecznych, dodatkowo zgodnie z wytycznymi sformułowanymi w § 20 ust. 4 Zarządzenia Nr 1/2021 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu z dnia 11 marca 2021 r. w sprawie wprowadzenia procedury udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu, odstępuje się od zastosowania aspektów i klauzul społecznych w zapytaniu ofertowym ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, w tym wymóg posiadania unikalnych kompetencji merytorycznych, doświadczeń w obszarze digitalizacji oraz popularyzacji zasobów cyfrowych oraz posiadanie doświadczenia we współpracy z organizacjami prowadzącymi projekty digitalizacyjne. Wskazane kompetencje wymagają kierowania zapytania ofertowego do tych podmiotów, które spełniają warunki udziału w postępowaniu specyficznym podmiotów, a zarazem posiadają merytoryczne możliwości do zrealizowania przedmiotu zamówienia.
3. Zamawiający może, w oparciu o przekazane oferty, dokonać wyboru Wykonawcy. Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie stanowi jednak zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia.
1. Przedmiotem umowy jest przygotowanie ekspertyzy dotyczącej analizy istniejących katalogów dobrych praktyk oraz standardów digitalizacji różnego typu zasobów dziedzictwa kulturowego (archiwalnych, bibliotecznych, muzealnych, audiowizualnych i zabytkowych) wraz ze wskazaniem elementów wspólnych oraz opracowaniem jednolitych wytycznych wykonywania odwzorowań cyfrowych zasobów dziedzictwa na użytek prac programowych resortu kultury, w tym Programu rządowego Kultura cyfrowa.
2. Zakres zamówienia obejmuje prace, które zostaną przeprowadzone przez wyłonionego Wykonawcę w okresie od 2 września 2024 r. do 31 lipca 2025 r. w ramach następujących etapów:
a. Etap I – przygotowanie ekspertyzy zawierającej analizę obecnie stosowanych Standardów i Katalogów Dobrych Praktyk Digitalizacji (dalej: KDP) wydanych przez Centra Kompetencji ds. digitalizacji (termin realizacji do: 2 grudnia br.).
b. Etap II – obejmuje koordynację prac grupy roboczej ds. digitalizacji, która ustali jednolite parametry digitalizacji dla poszczególnych rodzajów zasobów dziedzictwa, w tym udział w spotkaniach roboczych, w siedzibie Zamawiającego w Warszawie (termin realizacji: II połw. stycznia 2025 do końca maja 2025 r.)
c. Etap III – opracowanie dokumentu docelowego zawierającego wytyczne tworzenia odwzorowań cyfrowych dla różnego typu zasobów dziedzictwa (termin realizacji do 31 lipca 2025 r.).
3. Umowa będzie realizowana na potrzeby prac Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w zakresie rozwoju kultury cyfrowej.
1. Zamówienie to jest odpowiedzią na potrzebę ujednolicenia procedur digitalizacji zasobów dziedzictwa kulturowego. Przeprowadzone badania wykazały, że instytucje takie jak archiwa, biblioteki i muzea, choć dysponują podobnymi narzędziami i sprzętem do digitalizacji, stosują różne standardy przy tworzeniu odwzorowań cyfrowych. Ujednolicenie i wprowadzenie jednolitych standardów jest niezbędne, aby zapewnić spójność i wysoką jakość cyfrowych kopii dla różnych typów materiałów, które znajdują się pod opieką polskich instytucji kultury oraz archiwów oraz przyjąć zunifikowane procedury weryfikacji prac digitalizacyjnych. Ponadto ujednolicenie procedur usprawni również przekazywanie materiałów cyfrowych do Centrów Kompetencji, co jest kluczowe dla beneficjentów Programu „Kultura cyfrowa”, zapewniając lepszą współpracę i jednolite kryteria jakości.
2. Etap I obejmuje przygotowanie ekspertyzy obejmującej analizę porównawczą wytycznych oraz standardów tworzenia odwzorowań cyfrowych dla zasobów bibliotecznych, archiwalnych, audiowizualnych, muzealnych i zabytkowych, zawartych w istniejących KDP wykorzystywanych przy realizacji Programu Rządowego Kultura cyfrowa (szczegółowe informacje pod adresem
https://www.gov.pl/web/kultura/kultura-cyfrowa-2024),
a w szczególności:
2.1. Podczas analizy należy wziąć pod uwagę: typy zasobów (m.in. materiały płaskie: plakaty, ulotki, książki, czasopisma, zdjęcia etc., materiały trójwymiarowe: rzeźby, przedmioty rzemiosła artystycznego, obrazy, etc.); wytyczne i preferowane parametry techniczne (formaty, rozdzielczość etc.); przegląd technik i sprzętu do digitalizacji, wytyczne nazewnictwa plików, standardy metadanych technicznych; inne dodatkowe informacje.
2.2. Opracowana analiza powinna uwzględniać co najmniej wskazane poniżej zagadnienia merytoryczne, uporządkowane i zaprezentowane wedle koncepcji Oferenta:
a. Rzeczowy wstęp do tematyki standardów digitalizacji zasobów kultury, (cel analizy i znaczenie standardów; opis, dlaczego stosowanie określonych standardów jest kluczowe dla zachowania jakości i trwałości cyfrowych zasobów dziedzictwa kulturowego), z uwzględnieniem opisu standardów i KDP jakie stosowane są w Polsce wraz z odniesieniem się jak niniejsze realizowane jest przez inne kraje (zwłaszcza UE).
b. Wskazanie dokumentów podlegających analizie, wraz z przedstawieniem wad i zalet, opisem rodzajów zasobów, które obejmują oraz wskazaniem elementów których brakuje, etc.
c. Porównanie i analiza
d. Wnioski i rekomendacje uwzględniające sugestie dotyczące ulepszeń i harmonizacji standardów digitalizacji w Polsce celem zapewnienia spójności i interoperacyjności danych cyfrowych; możliwe przyszłe kierunki rozwoju technologii i standardów digitalizacji; Rekomendacje względem dalszych prac, które należy podjąć w niniejszym obszarze, w tym zaplanowanie prac grupy roboczej, która ustali jednolite parametry digitalizacji dla poszczególnych typów zasobów.
3. Etap II – obejmuje koordynację prac grupy roboczej, która ustali jednolite parametry digitalizacji dla poszczególnych rodzajów zasobów dziedzictwa, w tym udział w spotkaniach roboczych,w siedzibie Zamawiającego (tj. w Warszawie, przy ul. Wierzbowej 9). W skład grupy wejdą m.in. przedstawiciele instytucji pełniących funkcje Centrów Kompetencji ds. digitalizacji wskazani przez Zamawiającego. Przewidywane jest ok. 4-5 spotkań roboczych, które odbędą się w siedzibie Zamawiającego tj. w Warszawie przy ul. Wierzbowej 9.
3.1. Celem prac wyżej opisanej grupy jest wymiana doświadczeń oraz ustalenie parametrów technicznych i wytycznych digitalizacji 2D dla poszczególnych rodzajów zasobów, które zostaną uwzględnione w docelowym opracowaniu. Zamawiający oczekuje, aby z każdego spotkania Wykonawca przygotował notatkę z podsumowaniem najważniejszych ustaleń przyjętych podczas niniejszych spotkań, które za pośrednictwem Zamawiającego będą akceptowane przez członków grupy roboczej. W spotkaniach udział będą brać przedstawiciele Zamawiającego, którzy także będą odpowiadać za kwestie organizacyjne przygotowania spotkań.
4. Etap III – opracowanie dokumentu docelowego zawierającego standardy i wytyczne tworzenia odwzorowań cyfrowych dla różnego typu zasobów dziedzictwa (muzealnych, bibliotecznych, zabytkowych, archiwalnych i audiowizualnych), niezależnie od typu instytucji sprawujących nad nimi opiekę.
4.1. Opracowanie o którym mowa w punkcie 4 powinno opierać się na przeprowadzonej analizie wykonanej w etapie I oraz wytycznych określonych podczas spotkań roboczych przeprowadzonych w ramach II etapu prac i uwzględniać, co najmniej wskazane poniżej zagadnienia merytoryczne:
a. Wstęp opisujący zakres publikacji, przegląd zbiorów objętych wytycznymi, jak i role standardów w tym korzyści wynikające z przyjęcia jednolitych wytycznych.
b. Ogólne zasady przygotowania odwzorowania 2D, jak to zrobić tak, aby efekty tych prac były wystarczające w długiej perspektywie czasowej.
c. Techniczne aspekty digitalizacji tj. dostępne narzędzia, przygotowanie studia, niezbędne oprogramowanie.
d. Wytyczne dot. digitalizacji poszczególnych typów zbiorów z określeniem technik, parametrów, wskazówek, etc. Niniejsza część powinna być najbardziej rozbudowana i obejmować możliwie wszystkie rodzaje zasobów, które są w posiadaniu instytucji kultury i archiwów skupiając się zarówno na technicznych jak i praktycznych aspektach digitalizacji poszczególnych materiałów.
e. Kontrola jakości: opis metod weryfikacji
f. Lista materiałów referencyjnych, ewentualny słownik pojęć.
4.2. Opracowany dokument powinien być opatrzony materiałem ilustracyjnym, stosownym do prezentowanych treści m.in. prezentować przykłady prawidłowo przygotowanych odwzorowań cyfrowych dla danego typu obiektu oraz przykłady najczęstszych pojawiających się błędów.W zakresie pozyskania niniejszego zakłada się ścisłą współpracę Wykonawcy z Zamawiającym, przy czym Wykonawca zobowiązuję się do przygotowania listy materiałów, które za pośrednictwem Zamawiającego zostaną pozyskane od Centrów Kompetencji ds. digitalizacji i instytucji podległych prowadzących digitalizację zbiorów.
4.3. Wytyczne zawarte w ekspertyzie powinny stanowić wsparcie dla instytucji, które planują realizację projektów digitalizacyjnych w swojej organizacji. Treści (w całości, bądź wybrane fragmenty) zawarte w opracowanej ekspertyzie będą przede wszystkim kierowane do potencjalnych wnioskodawców Programu rządowego Kultura cyfrowa tj. samorządowych instytucji kultury, organizacji pozarządowych, jak również kościołów i związków wyznaniowych.
5. Dokumenty o których mowa w pkt. 2 i 4 niniejszego rozdziału będzie należało dostarczyć w wersji edytowalnej oraz pliku PDF w terminach określonych w rozdziale III na adres: kulturacyfrowa@kultura(dot)gov(dot)pl.
1. Wykonawca przed rozpoczęciem realizacji zamówienia ustali z Zamawiającym szczegółowy plan pracy podczas spotkania roboczego, które odbędzie się w siedzibie Zamawiającego.
2. Szczegółowe warunki realizacji Zamówienia określono w Umowie, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
3. Wykonawca, wykonując powierzone zadania, pracuje jako osoby niezależna, nie reprezentująca interesów jakiejkolwiek instytucji czy organizacji. Ponadto zobowiązany jest do przestrzegania poufności informacji uzyskanej podczas realizacji niniejszego zamówienia oraz po jego zakończeniu. Zamawiający wymaga również rzetelnej, bezstronnej i terminowej realizacji zleconych zadań.
4. Zamawiający wymaga w uzasadnionych przypadkach, konsultacji treści poszczególnych dokumentów wypracowanych w opisanych w rozdziale IV etapach z ekspertami wskazanymi przez Zamawiającego.
5. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do przygotowanych materiałów, bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, na polach eksploatacji określonych w art. 50 Prawa autorskiego, w tym również na polach, które zostaną dookreślone w Umowie wykonania przedmiotu zamówienia.
6. Informacji dodatkowych nt. realizacji zamówienia udziela p. Katarzyna Waletko, kwaletko@kultura(dot)gov(dot)pl.
1. Wykonawca musi wykazać, że posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w obszarze dot. digitalizacji i udostępniania cyfrowych zasobów kultury w tym:
2. Opis wiedzy i doświadczenia należy przedłożyć w załączonym formularzu oferty (Zał. 2 – Formularz oferty).
3. Zamawiający dopuszcza możliwość wykonania publikacji o których mowa w rozdziale IV pkt. 2 i 4 we współautorstwie pod warunkiem akceptacji przez Zamawiającego współautorów na podstawie przedstawionego przez Oferenta doświadczenia tychże osób.
1. Wycenę zadania wraz z propozycją realizacji należy złożyć według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania poprzez przesłanie na adres mailowy: kwaletko@kultura(dot)gov(dot)pl do dn. 21 sierpnia 2024 r. wedle wzoru z Zał. 2 – Formularz oferty.
2. Wykonawca określi cenę za wykonanie całego zamówienia uwzględniającą wycenę poszczególnych etapów prac. Cena ma charakter ryczałtowy i musi uwzględniać wszelkie koszty opłaty i podatki niezbędne do wykonania zamówienia w tym dojazdów do siedziby Zamawiającego. Tak określona cena stanowić będzie podstawę do dokonania szacowania wartości zamówienia, oceny oferty oraz stanowić będzie podstawę określenia wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
3. Powyższa cena będzie ceną brutto w złotych polskich.
1. Przy dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie kryterium: cena – 100%.
2. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, w której Wykonawca zaoferował najniższą cenę.
3. W przypadku gdy dwie lub więcej ofert przedstawia otrzymało najwyższą ilość punktów Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych w zakresie ceny. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. Zostanie wybrana oferta, która wykazała niższą cenę.
4. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia.
5. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 i art. 661 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny.
7. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Wykonawcami w celu wyjaśnienia lub doprecyzowania ofert.
Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych
1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego ul. Krakowskie Przedmieście 15/17, 00-071 Warszawa;
2) w sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego za pomocą poczty tradycyjnej na adres Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Krakowskie Przedmieście 15/17, 00-071 Warszawa, pocztą elektroniczną na adres: iod@kultura(dot)gov(dot)pl;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z prowadzeniem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowanych procedur udzielania zamówień publicznych spoczywający na Zamawiającym;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Prawo zamówień publicznych;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przetwarzania obejmuje cały czas trwania umowy a w przypadku postępowań finansowanych ze środków pozabudżetowych - okres przetwarzania danych jest zgodny z kategorią archiwalną dokumentacji postępowania;
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8) każda osoba fizyczna, której dane osobowe przekazano Zamawiającemu w ofercie lub innych dokumentach składanych przez Wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego posiada:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników,
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu* do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego,
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
*Prawo ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony prawnej innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego UE lub państwa członkowskiego.
2. Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane zostaną przekazane Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający bezpośrednio pozyska od Wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
3. Wykonawca poprzez fakt złożenia oferty oświadcza, że posiada prawo do przetwarzania i udostępnienia MKIDN danych osobowych osób, których dane zamieścił w dokumentach składanych przy ubieganiu się oraz przy realizacji niniejszego zamówienia publicznego, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
4. Dane osobowe nie będą objęte procesem zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
5. Informacja dotycząca zasad przetwarzania danych osobowych przez Administratora oraz praw osób, których dane są przetwarzane została zamieszczona na stronie http://bip.mkidn.gov.pl w zakładce ochrona danych osobowych.
Informujemy, iż niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, ani zaproszenia w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
Informację sporządził/a: Marta Mejzner