Używamy plików cookies, by ułatwić korzystanie z naszych serwisów.
Jeśli nie chcesz, by pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki.  Kliknij "Zamknij" aby zaakceptować naszą politykę.

[Zamknij]

Zapytania ofertowe 2024

Zapytanie ofertowe

13.09.2024

Zapytanie ofertowe na realizację zakupu o wartości szacunkowej poniżej 130 tys. zł

Działając na podstawie art. 2 ust 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 poz. 1605 z późn. zm.) Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego zwraca się z zapytaniem ofertowym na realizację zakupu w następującym przedmiocie:

Opis przedmiotu zakupu:

Przedmiotem zakupu jest usługa w zakresie przygotowania i przeprowadzenia dla pracowników Zamawiającego szkoleń zamkniętych. W szkoleniu uczestniczyć będą wskazani przez Zamawiającego pracownicy. Zajęcia będą miały charakter warsztatowy z elementami dyskusji ze szczególnym naciskiem na aspekty praktyczne i ćwiczenia.

Planowane są dwie trzydniowe stacjonarne sesje szkoleniowe z tematu Negocjacje… przeprowadzone od 28 października do 27 listopada 2024 r.

Szczegółowe programy szkoleń przedstawione przez Wykonawcę będą podlegały akceptacji Zamawiającego po podpisaniu umowy.

Szkolenie Negocjacje poziom podstawowy powinno obejmować co najmniej następujące zagadnienia:

  1. Techniki negocjacyjne
  2. Cechy dobrego negocjatora
  3. Sztuczki i pułapki negocjacyjne
  4. Budowanie zespołu negocjacyjnego
  5. Identyfikowanie własnych mocnych stron i umiejętności negocjacyjnych
  6. Kontrola emocji i stresu
  7. Treningi i symulacje negocjacyjne

W szkoleniu na poziomie podstawowym wezmą udział osoby, które nie współpracują na co dzień ze sobą.

Szkolenie Negocjacje poziom zaawansowany powinno obejmować co najmniej następujące zagadnienia:

  1. Doradztwo w zakresie budowania zespołu negocjacyjnego
  2. Podział ról w zespole negocjacyjnym
  3. Negocjowanie w impasie. Metody przełamywania impasu w negocjacjach na spotkaniach oraz negocjacjach mailowych.
  4. Wyprowadzanie negocjacji z konfliktu
  5. Szukanie rozwiązań satysfakcjonujących dla obu stron
  6. Umiejętność odnalezienia punktów istotnych dla drugiej strony
  7. Jak negocjować przez e-mail
  8. Praktyczne wykorzystanie umiejętności perswazji podczas prowadzenia negocjacji
  9. Budowanie własnej pozycji i autorytety mową ciała i głosem
  10. Język perswazji i mechanizmy wywierania wpływu
  11. Kontrola emocji i stresu
  12. Wykazanie własnych zasobów wspierających i ograniczających w odniesieniu do perswazji
  13. Identyfikowanie własnych mocnych stron i umiejętności negocjacyjnych
  14. Wypracowanie indywidualnej metody przekładania metod perswazji i wywierania wpływu
  15. Treningi i symulacje negocjacyjne
  16. Doradztwo w zakresie budowania zespołu negocjacyjnego

W szkoleniu na poziomie zaawansowanym weźmie udział zespół na co dzień współpracujący ze sobą.

Program szkolenia powinien uwzględniać specyfikę administracji rządowej tj. nie może być sprofilowany pod negocjacje sprzedażowe.

Informacje dotyczące organizacji zajęć w ramach szkolenia:

  • Szkolenie na poziomie podstawowym zostanie zrealizowane w ramach trzydniowej sesji szkoleniowej dla łącznie maksymalnie 10 osób.
  • Szkolenie na poziomie zawansowanym zostanie zrealizowane w ramach trzydniowej sesji szkoleniowej dla łącznie maksymalnie 6 osób.
  • Uczestnicy szkolenia na poziomie podstawowym nie będą brali udziału w szkoleniu na poziomie zaawansowanym.
  • Szkolenia muszą być możliwe do zrealizowania także w przypadku mniejszej niż maksymalna liczby uczestników.
  • Sesje szkoleniowe będą realizowane w terminach wybranych przez Zamawiającego spośród zaproponowanych przez Wykonawcę dni roboczych  w trzy następujące po sobie dni robocze (tj. z wyłączeniem świąt, sobót i niedziel) nierozdzielone dniem wolnym - w terminie od 28 października do 8 listopada 2024 r. (poziom zaawansowany) oraz od 12 do 27 listopada 2024 r. (poziom podstawowy) w wymiarze 8 godzin lekcyjnych na każdy dzień szkoleniowy.

Przedmiot zamówienia obejmie:

  1. Przeprowadzenie szkoleń w trybie stacjonarnym, zgodnie z uzgodnionymi terminami, programami i warunkami z zapytania ofertowego oraz złożoną ofertą.
  2. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za koordynację szkolenia, którą Wykonawca zobowiązany jest wskazać w Formularzu ofertowym.
  3. Zaangażowanie co najmniej 1 trenera do prowadzenia szkolenia - trener prowadzący szkolenie musi być wskazany na etapie składania oferty i spełniać założone warunki. Jeżeli szkolenia ma prowadzić więcej niż jeden trener, należy odpowiednio dodać pola w załączniku nr 2 (zduplikować punkty 7, 8 i 9 formularza). Wszyscy trenerzy prowadzący szkolenia muszą być wskazani
    w formularzu ofertowym na etapie składania oferty i spełniać założone warunki.
  4. Przygotowanie harmonogramu i szczegółowych programów szkolenia (podlegających akceptacji Zamawiającego); Wykonawca w ramach przedmiotu umowy zobowiązany jest w terminie 3 dni roboczych od podpisania umowy przedstawić do akceptacji Zamawiającego propozycję harmonogramu oraz szczegółowych programów szkolenia.

Zamawiający zatwierdzi lub zwróci z uwagami propozycje, o których mowa powyżej, w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca dostarczy propozycje uwzględniające uwagi Zamawiającego w terminie 2 dni roboczych od otrzymania uwag od Zamawiającego.

  1. Przygotowanie i przekazanie uczestnikom w czasie szkolenia materiały szkoleniowe w formie papierowej obejmujące co najmniej:
  • program szkolenia,
  • prezentację wykorzystywaną podczas szkolenia,
  • notatnik (nie mniej niż 20 kartek) oraz długopis,
  • segregator lub teczkę w twardej oprawie na materiały szkoleniowe.
  1. Dostarczenie Zamawiającemu elektronicznej wersji materiałów do dokumentacji szkoleniowej.
  2. Zapewnienie sali szkoleniowej wskazanej w formularzu ofertowym - dostosowanej do wielkości grupy, usytuowaną w odległości do 3 km od siedziby MKiDN (ul. Krakowskie Przedmieście 15, 00-071 Warszawa), liczone w linii prostej, odpowiednio oświetlonej (w tym światło dzienne) i wyposażonej w klimatyzację oraz sprzęt niezbędny do przeprowadzenia szkolenia, w tym stoły i krzesła z miękkim siedziskiem, sprzęt niezbędny do przeprowadzenia zajęć dydaktycznych i warsztatowych - ekran, projektor multimedialny, flipchart, pisaki. Miejsce szkolenia powinno być dostępne dla osób z niepełnosprawnościami – w szczególności z niepełnosprawnością ruchową.
  3. Zapewnienie dla każdego uczestnika szkolenia wyżywienia, tj. odpowiednio na każdej sesji szkoleniowej:
  • - zapewnienie uczestnikom poczęstunku w czasie przerw kawowych w następującym asortymencie: kawa, herbata, mleko do kawy, woda, zimne napoje, ciasteczka, owoce, (trzy serwisy kawowe każdego dnia szkolenia);
  • - zapewnienie uczestnikom każdego dnia szkolenia dwudaniowego obiadu ze świeżych produktów (do wyboru posiłek wegetariański), podanego na zastawie obiadowej
  • w odrębnym pomieszczeniu przystosowanym bądź służącym do spożywania posiłków
  • z możliwością spożywania posiłku na siedząco; miejsca siedzące powinny być wydzielone (zarezerwowane) dla uczestników szkolenia, a czas oczekiwania na posiłek nie dłuższy niż 10 min. Miejsce przeznaczone na spożycie posiłku powinno umożliwiać uczestnikom dotarcie do miejsca spożywania posiłku, zjedzenie obiadu oraz powrót do sali szkoleniowej w ciągu trwania przerwy obiadowej oraz powinno być dostępne dla osób z niepełnosprawnościami – w szczególności z niepełnosprawnością ruchową.
  • - w przypadku wcześniejszego zgłoszenia zapewnienie wyżywienie (dla maksymalnie dwóch osób na 1 sesję szkoleniową) spełniającego specjalne potrzeby żywieniowe (np. dieta wegańska, bezglutenowa, bezlaktozowa, uwzględniająca alergie itp.).

         Wszystkie produkty żywnościowe muszą spełniać określone przepisami normy jakości żywienia

  1. Dostarczenie Zamawiającemu potwierdzenia obecności na Szkoleniu podpisanego przez każdego z uczestników na podstawie listy osób zgłoszonych przez Zamawiającego,
  2. Przygotowanie i wydanie papierowych imiennych zaświadczeń potwierdzających ukończenie Szkolenia dla wszystkich uczestników Szkolenia,
  3. Przeprowadzenie ankiety ewaluacyjnej wśród uczestników Szkolenia (na podstawie wzoru przekazanego przez Zamawiającego),
  4. W terminie 5 dni roboczych od daty zakończenia ostatniej sesji szkoleniowej sporządzenie i przekazanie Zamawiającemu w formie elektronicznej: raportu końcowego składającego się co najmniej z analizy Arkuszy Indywidualnej Oceny Szkolenia, zawierającej oceny uczestników, wnioski i rekomendacje dla Zamawiającego, skan wydanych zaświadczeń, listę uczestników, którzy brali udział w szkoleniu oraz elektroniczną wersję materiałów szkoleniowych do dokumentacji szkoleniowej. Ponadto Zamawiającemu zostaną przekazane listy obecności oraz arkusze oceny szkolenia.
  5. W przypadku uzasadnionej konieczności zmiany terminu szkolenia Wykonawca powiadomi Zamawiającego o tym fakcie niezwłocznie po zaistnieniu konieczności zmiany oraz przedstawi propozycję nowego terminu (nie późniejszą niż 6 grudnia 2024 r.). Zamawiający zatwierdzi lub zwróci z uwagami propozycje, o których mowa w terminie 3 dni roboczych.

Koszty:

  1. W ofercie należy zawrzeć koszt netto = brutto za realizację całego przedmiotu zamówienia.
  2. Szkolenie jest finansowane w 100% ze środków publicznych i stanowi usługę kształcenia zawodowego dla pracowników Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w rozumieniu art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r., poz. 1570 t. j. z późn. zm.).
  3. Zamawiający nie pokrywa kosztów związanych z usługami logistycznymi (w tym transport i nocleg) oraz gastronomicznymi dla trenera.
  4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
  5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

Warunki udziału:

O udział w postępowaniu mogą ubiegać się podmioty, które spełniają następujące warunki:

  1. posiadają minimum 5-letnie doświadczenie w prowadzeniu działalności szkoleniowej;

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie oświadczenia przedstawionego w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.

  1. w okresie od 01.01.2022 r. do dnia poprzedzającego termin na złożenie ofert wykonały co najmniej trzy usługi polegające na zorganizowaniu i przeprowadzeniu stacjonarnych szkoleń w formule zamkniętej dla minimum 15 uczestników każda;

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.

  1. posiadają odpowiadające potrzebom Zamawiającego wstępne szczegółowe programy szkoleń, wykraczające poziomem szczegółowości poza minimum wskazane przez Zamawiającego;

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załącznikach nr 1 i nr 2 do zapytania ofertowego.

  1. dysponują pracownikami lub współpracownikami dającymi rękojmię należytej realizacji programu szkolenia, w szczególności posiadającymi odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie tj. wyznaczą trenera dedykowanego do prowadzenia szkolenia, spełniającego łącznie następujące warunki:
  • posiadanie co najmniej 5-letniego doświadczenia zawodowego w zakresie prowadzenia szkoleń,
  • w okresie od 01.01.2022 r. do dnia poprzedzającego dzień, w którym upływa termin na składanie ofert przeprowadził co najmniej 10 szkoleń z tematyki związanej z tematyką szkolenia.

W przypadku chęci wyznaczenia większej liczby trenerów każdy z nich musi spełniać łącznie powyższe warunki. Wszyscy trenerzy prowadzący szkolenia muszą być wskazani w formularzu ofertowym na etapie składania oferty.

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załącznikach nr 1  i nr 2 do zapytania ofertowego.

  1. złożą w terminie kompletną ofertę. Oferty złożone po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane.

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załącznikach nr 1 i nr 2 do zapytania ofertowego.

  1. zatrudniają na podstawie umowy o pracę co najmniej jedną osobę, która będzie wykonywała czynności związane z usługą, w wymiarze co najmniej pół etatu. (Jeżeli Wykonawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i osobiście wykonuje czynności związane z usługą, Zamawiający traktuje to jako równoważne do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę tj. warunek może zostać uznany za spełniony).

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.

  1. nie podlegają wykluczeniu zgodnie z art.7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r., poz. 835 ze zm.)

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.

Przedmiotem oceny oferty będą następujące kryteria:

  • wstępne szczegółowe programy szkoleń;
  • doświadczenie trenera/trenerów wraz z informacjami na temat kwalifikacji niezbędnych do przeprowadzenia szkolenia;
  • łączna cena za przeprowadzenie projektu szkoleniowego (szkolenie będzie w 100% finansowane ze środków publicznych i stanowi element kształcenia zawodowego pracowników wobec czego zwolnione będzie z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 29, lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r., poz. 1570 t. j. z późn. zm.).

Informacje dodatkowe:

  1. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Ministerstwo zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Wykonawcami w celu wyjaśnienia lub doprecyzowania ofert.
  2. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
  3. Ministerstwo zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w urzędzie. Wzór umowy jest załącznikiem do zapytania ofertowego.
  4. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
  5. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.
  6. Ministerstwo informuje, że nie uiszcza zaliczek na poczet organizowanego szkolenia. Płatność jest dokonywana po zrealizowaniu usługi na podstawie zawartej umowy z Wykonawcą.
  7. Ministerstwo zastrzega, że informacja dotycząca ceny, nazwy firmy oraz adresu Wykonawcy stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Wykonawcę jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.
  8. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
  9. Osoby upoważnione do udzielania informacji organizacyjnych: pani Danuta Pietrzak – główny specjalista w Wydziale Rozwoju Kadr, tel. (22) 42 10 369 lub pani Monika Just Naczelnik Wydziału Rozwoju Kadr, tel. (22) 42 10 216.
  10. W razie zadania pytań merytorycznych przez jednego z potencjalnych Wykonawców do terminu składania ofert, odpowiedź udzielona przez Zamawiającego zostanie opublikowana pod zapytaniem ofertowym. Pytania prosimy kierować na niżej podane adresy mailowe.
  11. Oferty prosimy przesyłać drogą elektroniczną na adres: dpietrzak@kultura(dot)gov(dot)pl oraz mjust@kultura(dot)gov(dot)pl do 23 września 2024 r. do godz. 12:00 (oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę). Prosimy o upewnienie się, że złożona oferta dotarła do MKiDN pod wyżej wymienionymi numerami telefonów.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

  • administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Krakowskie Przedmieście 15, 00-071 Warszawa;
  • kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego: iod@kultura(dot)gov(dot)pl
  • Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z realizacją procedury rozstrzygnięcia zapytania ofertowego, zgodnie z ustawami o zamówieniach publicznych i finansach publicznych oraz dla wypełnienia obowiązujących przepisów w zakresie archiwizacji dokumentów;
  • dane będą przetwarzane do czasu zakończenia czynności związanych z rozstrzygnięciem postępowania, terminami określonymi w przepisach o finansach publicznych, a następnie przez okres przechowywania przewidziany dla kategorii archiwalnej dokumentacji postępowania;
  • podanie przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest dobrowolne, ale ich brak uniemożliwi udział w niniejszym zapytaniu ofertowym
  • w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
  • posiada Pani/Pan:
    • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
    • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
    • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; 
    • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
  • nie przysługuje Pani/Panu:
    • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
    • prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
    • na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO.
  • ** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku zapytania ofertowego ani zmianą umowy
  • *** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Ponadto Zamawiający informuje, że na Wykonawcy spoczywa obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 lub 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu udziału w procedurze określonej w zapytaniu ofertowym.

Wykonawca poprzez fakt złożenia oferty oświadcza, że dane osobowe, zawarte w ofercie są przetwarzane zgodnie z art.5 i 6 RODO, a ich udostępnienie MKiDN następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

Załączniki


Informację sporządził/a: Danuta Pietrzak



powrót
Ostatnia aktualizacja - 13.09.2024 o godz. 09:55 przez Paulina Czubak