Zapytania ofertowe 2024
zapytanie ofertowe
10.10.2024
ZAPYTANIE OFERTOWE na realizację zakupu o wartości szacunkowej poniżej 130 tys. zł
Działając na podstawie art. 2 ust 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 poz. 1605 z późn. zm.) Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego zwraca się z zapytaniem ofertowym na realizację zakupu w następującym przedmiocie:
Opis przedmiotu zakupu:
Przedmiotem zakupu jest usługa w zakresie przygotowania i przeprowadzenia dla pracowników Zamawiającego pięciodniowego szkolenia zamkniętego z tematu Mediacje pracownicze. Zajęcia będą miały charakter warsztatowy z elementami dyskusji ze szczególnym naciskiem na aspekty praktyczne i ćwiczenia przygotowujące do samodzielnego prowadzenia mediacji w procedurze antymobbingowej. W szkoleniu uczestniczyć będą wskazani przez Zamawiającego pracownicy.
Planowane jest jedno pięciodniowe stacjonarne szkolenie z tematu Mediacje pracownicze przeprowadzone od 4 listopada do 22 listopada 2024 r. przez 5 dni pod rząd lub w częściach (np. 2 dni+3 dni lub 1 dzień+4 dni).
Szczegółowy program szkolenia przedstawiony przez Wykonawcę będzie podlegał akceptacji Zamawiającego po podpisaniu umowy.
Informacje dotyczące organizacji zajęć w ramach szkolenia:
- Szkolenie z tematu Mediacje pracownicze zostanie zrealizowane w ramach 1 pięciodniowego szkolenia dla łącznie maksymalnie 17 osób. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia całkowitej liczby uczestników, nie więcej jednak niż o ok. 20% tj. do 14 osób.
- Szkolenie będzie realizowane w wymiarze 5 dni po 8 godzin lekcyjnych.
- Szkolenie odbędzie się od 4 do 22 listopada 2024 r. w uzgodnionych z Zamawiającym terminach wskazanych w formularzu ofertowym, w dni robocze (tj. z wyłączeniem świąt, sobót i niedziel), przeprowadzone przez 5 dni pod rząd lub w częściach (np. 2 dni+3 dni lub 1 dzień+4 dni). Dopuszczalna jest każda kombinacja terminów mieszcząca się w datach granicznych.
Przedmiot zamówienia obejmie:
- Przeprowadzenie szkolenia w trybie stacjonarnym, w języku polskim, zgodnie z uzgodnionymi terminami, programem i warunkami z zapytania ofertowego oraz złożoną ofertą.
- Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za koordynację szkolenia, którą Wykonawca zobowiązany jest wskazać w Formularzu ofertowym.
- Zaangażowanie co najmniej 1 trenera do prowadzenia szkolenia. Jeżeli szkolenia ma prowadzić więcej niż jeden trener, należy odpowiednio dodać pola w załączniku nr 2 (zduplikować punkty 7, 8 i 9 formularza). Wszyscy trenerzy prowadzący szkolenia muszą być wskazani w formularzu ofertowym na etapie składania oferty i spełniać założone warunki.
- Przygotowanie harmonogramu i szczegółowego programu szkolenia (podlegających akceptacji Zamawiającego); Wykonawca w ramach przedmiotu umowy zobowiązany jest w terminie 3 dni roboczych od podpisania umowy przedstawić do akceptacji Zamawiającego propozycję harmonogramu oraz szczegółowego programu szkolenia. Zamawiający zatwierdzi lub zwróci
z uwagami propozycje, o których mowa powyżej, w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca dostarczy propozycje uwzględniające uwagi Zamawiającego w terminie 2 dni roboczych od otrzymania uwag od Zamawiającego.
- Przygotowanie i przekazanie uczestnikom w czasie szkolenia materiały szkoleniowe w języku polskim w formie papierowej obejmujące co najmniej:
- program szkolenia,
- prezentację wykorzystywaną podczas szkolenia,,
- notatnik (nie mniej niż 20 kartek) oraz długopis,
- segregator lub teczkę w twardej oprawie na materiały szkoleniowe.
- Dostarczenie Zamawiającemu elektronicznej wersji materiałów do dokumentacji szkoleniowej.
- Zapewnienie sali szkoleniowej wskazanej w formularzu ofertowym - dostosowanej do wielkości grupy, usytuowanej w odległości do 3 km od siedziby MKiDN (ul. Krakowskie Przedmieście 15, 00-071 Warszawa), liczone w linii prostej, odpowiednio oświetlonej (w tym światło dzienne) i wyposażonej w klimatyzację oraz sprzęt niezbędny do przeprowadzenia szkolenia, w tym stoły i krzesła z miękkim siedziskiem, sprzęt niezbędny do przeprowadzenia zajęć dydaktycznych i warsztatowych - ekran, projektor multimedialny, flipchart, pisaki. Miejsce szkolenia powinno być dostępne dla osób z niepełnosprawnościami – w szczególności z niepełnosprawnością ruchową.
- Zapewnienie dla każdego uczestnika szkolenia wyżywienia, tj. odpowiednio na każdej sesji szkoleniowej:
- zapewnienie uczestnikom poczęstunku w czasie przerw kawowych w następującym asortymencie: kawa, herbata, mleko do kawy, woda, zimne napoje, ciasteczka, owoce, (trzy serwisy kawowe każdego dnia szkolenia);
- zapewnienie uczestnikom każdego dnia szkolenia dwudaniowego obiadu ze świeżych produktów (do wyboru na miejscu posiłek wegetariański), podanego na zastawie obiadowej w odrębnym pomieszczeniu przystosowanym bądź służącym do spożywania posiłków z możliwością spożywania posiłku na siedząco; miejsca siedzące powinny być wydzielone (zarezerwowane) dla uczestników szkolenia, a czas oczekiwania na posiłek nie dłuższy niż 10 min. Miejsce przeznaczone na spożycie posiłku powinno umożliwiać uczestnikom dotarcie do miejsca spożywania posiłku, zjedzenie obiadu oraz powrót do sali szkoleniowej w ciągu trwania przerwy obiadowej oraz powinno być dostępne dla osób z niepełnosprawnościami – w szczególności z niepełnosprawnością ruchową;
- w przypadku wcześniejszego zgłoszenia zapewnienie wyżywienie (dla maksymalnie pięciu osób na 1 sesję szkoleniową) spełniającego specjalne potrzeby żywieniowe (np. dieta wegańska, bezglutenowa, bezlaktozowa, uwzględniająca alergie itp.).
Wszystkie produkty żywnościowe muszą spełniać określone przepisami normy jakości żywienia.
- Dostarczenie Zamawiającemu potwierdzenia obecności na Szkoleniu podpisanego przez każdego z uczestników na podstawie listy osób zgłoszonych przez Zamawiającego,
- Przygotowanie i wydanie papierowych imiennych zaświadczeń potwierdzających ukończenie Szkolenia dla wszystkich uczestników Szkolenia,
- Przeprowadzenie ankiety ewaluacyjnej wśród uczestników Szkolenia (na podstawie wzoru przekazanego przez Zamawiającego),
- W terminie 5 dni roboczych od daty zakończenia szkolenia sporządzenie i przekazanie Zamawiającemu w formie elektronicznej: raportu końcowego składającego się co najmniej z analizy Arkuszy Indywidualnej Oceny Szkolenia, zawierającej oceny uczestników, wnioski i rekomendacje dla Zamawiającego, skan wydanych zaświadczeń, listę uczestników, którzy brali udział w szkoleniu oraz elektroniczną wersję materiałów szkoleniowych do dokumentacji szkoleniowej. Ponadto Zamawiającemu zostaną przekazane listy obecności oraz arkusze oceny szkolenia.
- W przypadku uzasadnionej konieczności zmiany terminu szkolenia Wykonawca powiadomi Zamawiającego o tym fakcie niezwłocznie po zaistnieniu konieczności zmiany oraz przedstawi propozycję nowego terminu (nie późniejszą niż 29 listopada 2024 r.). Zamawiający zatwierdzi lub zwróci z uwagami propozycje, o których mowa w terminie 3 dni roboczych.
Koszty:
- W ofercie należy zawrzeć koszt udziału jednego uczestnika oraz koszt całościowy za realizację całego przedmiotu zamówienia.
- Szkolenie jest finansowane w 100% ze środków publicznych i stanowi usługę kształcenia zawodowego dla pracowników Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w rozumieniu art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r., poz. 1570 t. j. z późn. zm.).
- Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
- Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
Warunki udziału:
O udział w postępowaniu mogą ubiegać się podmioty, które spełniają następujące warunki:
- posiadają minimum 5-letnie doświadczenie w prowadzeniu działalności szkoleniowej;
Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie oświadczenia przedstawionego w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.
- w okresie od 01.01.2022 r. do dnia poprzedzającego termin na złożenie ofert wykonały co najmniej trzy usługi polegające na zorganizowaniu i przeprowadzeniu szkoleń stacjonarnych w formule zamkniętej dla minimum 15 uczestników każda;
Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.
- posiadają odpowiadający potrzebom Zamawiającego wstępny szczegółowy program szkolenia;
Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załącznikach nr 1 i nr 2 do zapytania ofertowego.
- dysponują pracownikami lub współpracownikami dającymi rękojmię należytej realizacji programu szkolenia, w szczególności posiadającymi odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie tj. wyznaczą
co najmniej 1 trenera dedykowanego do prowadzenia szkolenia, spełniającego łącznie następujące warunki:
- posiadanie co najmniej 5-letniego doświadczenia zawodowego w zakresie prowadzenia szkoleń,
- w okresie od 01.01.2022 r. do dnia poprzedzającego dzień, w którym upływa termin na składanie ofert przeprowadził co najmniej 10 szkoleń z zakresu mediacji.
W przypadku chęci wyznaczenia większej liczby trenerów każdy z nich musi spełniać łącznie powyższe warunki. Wszyscy trenerzy prowadzący szkolenia muszą być wskazani w formularzu ofertowym na etapie składania oferty.
Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załącznikach nr 1 i nr 2 do zapytania ofertowego.
- złożą w terminie kompletną ofertę. Oferty złożone po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane.
Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załącznikach nr 1 i nr 2 do zapytania ofertowego.
- zatrudniają na podstawie umowy o pracę co najmniej jedną osobę, która będzie wykonywała czynności związane z usługą, w wymiarze co najmniej pół etatu. (Jeżeli Wykonawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i osobiście wykonuje czynności związane z usługą, Zamawiający traktuje to jako równoważne do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę tj. warunek może zostać uznany za spełniony).
Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.
- nie podlegają wykluczeniu zgodnie z art.7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r., poz. 835 ze zm.)
Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.
Przedmiotem oceny oferty będą następujące kryteria:
- doświadczenie trenera (trenerów) wraz z informacjami na temat kwalifikacji niezbędnych do przeprowadzenia szkolenia;
- wstępny szczegółowy program szkolenia;
- łączna cena za przeprowadzenie projektu szkoleniowego (szkolenie będzie w 100% finansowane ze środków publicznych i stanowi element kształcenia zawodowego pracowników wobec czego zwolnione będzie z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 29, lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r., poz. 1570 t. j. z późn. zm.).
Informacje dodatkowe:
- W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Ministerstwo zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Wykonawcami w celu wyjaśnienia lub doprecyzowania ofert.
- Ministerstwo zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
- Ministerstwo zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w urzędzie. Wzór umowy jest załącznikiem do zapytania ofertowego.
- Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
- Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.
- Ministerstwo informuje, że nie uiszcza zaliczek na poczet organizowanego szkolenia. Płatność jest dokonywana po zrealizowaniu usługi na podstawie zawartej umowy z Wykonawcą.
- Ministerstwo zastrzega, że informacja dotycząca ceny, nazwy firmy oraz adresu Wykonawcy stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Wykonawcę jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.
- Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
- Informacje na temat procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów w MKiDN znajdują się na stronie:
https://bip.mkidn.gov.pl/pages/zgloszenia-wewnetrzne-sygnalistow.php
- Osoby upoważnione do udzielania informacji organizacyjnych: pani Danuta Pietrzak – główny specjalista w Wydziale Rozwoju Kadr, tel. (22) 42 10 369 lub pani Monika Just Naczelnik Wydziału Rozwoju Kadr, tel. (22) 42 10 216.
- W razie zadania pytań merytorycznych przez jednego z potencjalnych Wykonawców do terminu składania ofert, odpowiedź udzielona przez Zamawiającego zostanie opublikowana pod zapytaniem ofertowym. Pytania prosimy kierować na niżej podane adresy mailowe.
- Oferty prosimy przesyłać drogą elektroniczną na adres:
dpietrzak@kultura(dot)gov(dot)pl oraz
mjust@kultura(dot)gov(dot)pl do 17 października 2024 r. do godz. 12:00 (oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę). Prosimy o upewnienie się, że złożona oferta dotarła do MKiDN pod wyżej wymienionymi numerami telefonów.
Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych
Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
- administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Krakowskie Przedmieście 15, 00-071 Warszawa;
- kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego:
iod@kultura(dot)gov(dot)pl
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z realizacją procedury rozstrzygnięcia zapytania ofertowego, zgodnie z ustawami o zamówieniach publicznych i finansach publicznych oraz dla wypełnienia obowiązujących przepisów w zakresie archiwizacji dokumentów;
- dane będą przetwarzane do czasu zakończenia czynności związanych z rozstrzygnięciem postępowania, terminami określonymi w przepisach o finansach publicznych, a następnie przez okres przechowywania przewidziany dla kategorii archiwalnej dokumentacji postępowania;
- podanie przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest dobrowolne, ale ich brak uniemożliwi udział w niniejszym zapytaniu ofertowym
- w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
- posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
- nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO.
- ** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku zapytania ofertowego ani zmianą umowy
- *** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.
Ponadto Zamawiający informuje, że na Wykonawcy spoczywa obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 lub 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu udziału w procedurze określonej w zapytaniu ofertowym.
Wykonawca poprzez fakt złożenia oferty oświadcza, że dane osobowe, zawarte w ofercie są przetwarzane zgodnie z art.5 i 6 RODO, a ich udostępnienie MKiDN następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
Załączniki
Informację sporządził/a: Danuta Pietrzak
powrót Ostatnia aktualizacja - 10.10.2024 o godz. 10:22 przez Paulina Czubak