Zgłoszenia wewnętrzne sygnalistów

W Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego procedurę dokonywania zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów, o których mowa w art. 2 pkt 16 ustawy z dnia ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów ( https://www.dziennikustaw.gov.pl/DU/2024/928), reguluje zarządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 10 września 2024 r. w sprawie Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego ( https://bip.mkidn.gov.pl/pages/dzienniki-urzedowe/dzienniki-urzedowe-mkidn/dziennik-urzedowy-2024.php poz. 105).

Zgłoszeń naruszeń prawa dokonuje się na formularzu: (plik word – zgodnie z listą załączników).

Dane kontaktowe do dokonania zgłoszeń:

sygnalista@kultura(dot)gov(dot)pl
Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
ul. Krakowskie Przedmieście 15
00-071 Warszawa

Zgłoszeń listownych należy dokonywać listem poleconym w podwójnej kopercie z dopiskiem na kopercie wewnętrznej „zgłoszenie sygnalisty”, a w przypadku, o którym mowa w § 9 ust. 2 ww. zarządzenia, z dopiskiem „do rąk własnych Dyrektora Biura Audytu i Kontroli”.

Informacja o zasadach poufności mających zastosowanie do zgłoszeń naruszeń prawa

Dane osób oraz pozostałe informacje będące przedmiotem zgłoszenia są udostępniane wyłącznie osobom, które zgodnie z Procedurą dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego będą odpowiadać:

• za podjęcie działań związanych z ustaleniem, czy będące przedmiotem zgłoszenia działanie lub zaniechanie stanowi rzeczywiste lub potencjalne naruszenie przepisów prawa,
• za zapobieganie występowaniu nieprawidłowości, ustalenie okoliczności, w jakich do naruszenia doszło lub mogłoby dojść,
• za dokonanie czynności zmierzających do rozstrzygnięcia sprawy,
• w szczególnych sytuacjach za obsługę techniczną dedykowanych kanałów zgłoszeń.

Osoby posiadające dostęp do dokumentów przy realizacji opisanych powyżej procedur są obowiązane do złożenia oświadczeń o zachowaniu poufności i posiadają pisemne upoważnienie do wykonywania niezbędnych czynności. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.

Wszystkie dokumenty będące przedmiotem czynności w zakresie związanym z rozpatrywaniem zgłoszeń są procedowane z należytą starannością zapewniającą zachowanie poufności danych osób dokonujących zgłoszenia, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

System informatyczny wykorzystywany do przetwarzania danych zawartych w zgłoszeniach jest zabezpieczony przed ryzykiem związanym z występowaniem incydentów przez stałe działania administratora w zakresie zastosowania aktualnego oprogramowania i stosowania odpowiednich procedur bezpieczeństwa.

Ujawnianie tożsamości osób dokonujących zgłoszeń może mieć miejsce wyłącznie za ich wyraźną zgodą.

Zgłoszenia anonimowe nie podlegają rozpatrzeniu w ww. procedurze.

Informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

 

Klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych

1. Dane osobowe będą przetwarzane przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Krakowskie Przedmieście 15, 00-071 w Warszawie.
2. Kontakt z inspektorem ochrony danych administratora jest możliwy pod adresem wymienionym w pkt 1 oraz pod adresem poczty elektronicznej: iod@kultura(dot)gov(dot)pl
3. Przetwarzanie danych osobowych jest dokonywane w celu realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 24 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), w szczególności:

• podjęcia działań związanych z ustaleniem, czy będące przedmiotem zgłoszenia działanie lub zaniechanie stanowi rzeczywiste lub potencjalne naruszenie przepisów prawa,
• zapobiegania występowaniu nieprawidłowości, ustalenia okoliczności, w jakich do naruszenia doszło lub mogłoby dojść,
• dokonania czynności zmierzających do rozstrzygnięcia sprawy.

4. Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom upoważnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa albo na podstawie wyraźnej zgody zgłaszającego.
5. Nie przewiduje się przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych, administrator przechowuje przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
7. Osoba, której dane są przetwarzane ma prawo do:

1. dostępu do swoich danych osobowych, zgodnie z art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (RODO), zwanym dalej „rozporządzeniem”;
   • prawo to podlega ograniczeniu w przypadku żądania kopii danych, której udostępnienie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych podmiotów danych;
2. żądania sprostowania danych, zgodnie z art. 16 rozporządzenia;
   • prawo to w przypadku żądania uzupełnienia danych jest ograniczane przez cele przetwarzania danych,

8. Osobie, której dane są przetwarzane nie przysługuje prawo:

1. usunięcia danych (bycia zapomnianym) lub ograniczenia przetwarzania, zgodnie z art. 17 i 18 rozporządzenia.
2. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, zgodnie z art. 21 rozporządzenia.
3. żądania przeniesienia danych do innego administratora, zgodnie z art. 20 rozporządzenia.

9. Dane osobowe zgłaszającego, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że zgłaszający nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 24 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
10. Osoba, której dane są przetwarzane, jeśli uzna, że naruszane są jej prawa, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych - ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
11. Nie przewiduje się automatycznego podejmowania decyzji wobec osób, których dane są przetwarzane lub profilowania.

 

Załącznik

• Formularz zgłoszenia sygnaliści (.doc)
• Formularz zgłoszenia sygnaliści (.pdf)

---

Informację sporządził/a: Monika Jackiewicz